Информация о затратах является важнейшим элементом при планировании, координации деятельности, контроле и принятии управленческих решений. Менеджер с помощью учета затрат может определить текущие и ожидаемые затраты, причем последние имеют наиболее важное значение.

Для этой цели устанавливаются нормативы или разрабатывается модель формирования плановых затрат. С помощью нормативных установок и с учетом динамики возможных изменений определяется диапазон плановых значений по основным элементам затрат и их суммарной величине. Нижняя граница затрат характеризует минимально возможный уровень при благоприятных ситуациях, а верхний уровень - предельные (лимитные) затраты при неблагоприятных ситуациях.

Для удобства управления затратами необходимо выделить основные узловые точки их формирования (центры), что позволит учитывать особенности образования затрат на всех стадиях.

Например, для большинства фирм центрами затрат являются снабжение (материально-техническое обеспечение), производство (основное и обеспечивающее), сбыт и управление.

Исходя из отечественного и зарубежного опыта, потенциальные возможности резервов снижения расходов распределяются следующим образом: снабжение - 30-40 %, производство -10-15, сбыт - 30-40, расходы на управление - 5-10 %.

Таким образом, видно, что на снабжение и сбыт приходится от 60 % до 85 % резервов снижения затрат. Необходимо отметить, что величина затрат на этих стадиях обусловлена прежде всего ценовой политикой поставщиков, торгующих организаций, а также временным фактором поставки или реализации товаров, который влияет на динамику и величину денежного потока (особенно при использовании кредитных или заемных оборотных средств).

Производственные и управленческие затраты обусловлены в основном воздействием внутренних факторов и зависят от развития нормативной базы и обоснованности планирования.

При разработке программы снижения затрат необходимо предусматривать мероприятия по:

• совершенствованию системы закупок;

• снижению издержек производства;

• повышению результативности маркетинга и сбыта;

• оптимизации затрат на управление и обеспечивающие процессы.

Для принятия решений по затратам необходима их систематизация в базе данных по определенным признакам:

• участию в конечном результате - производственные (производительные), непроизводственные (непроизводительные)

или общефирменные издержки (эксплуатационные расходы);

• степени отношения затрат к производственному процессу (прямые или косвенные);

• степени зависимости от объема выпуска (переменные, постоянные);

• значимости в системе управления затратами (основные, накладные).

Кроме перечисленных видов затрат используются также затраты нормативные, прошлого и будущего периодов, приростные, удельные и предельные.

При формировании информационной базы для управления затратами проводится и систематизация издержек по:

• видам (типам) товаров (услуг);

• функциональным отделам (службам);

• группам потребителей;

• территориям продаж и т. п.

В мировой практике широко в управлении издержками используются системы «директ-костинг» и «стандарт-кост».