Картотека банковских отчетов предназначена для записи результатов сверки (ежемесячной или еженедельной) банковских отчетов и книг покупок и продаж (кассовой книги). Это позволяет повысить точность исходной информации и вовремя обнаружить ошибки.

Первичные источники информации служат основой создания информационной системы, которая необходима для следующих целей:

• систематизации и формирования базовой информации (базы данных);

• анализа результатов различных видов деятельности и затрат;

• прогнозирования и планирования объемов продаж и финансово-экономических показателей;

• моделирования вариантов принимаемых решений и оценки их экономических последствий;

• мониторинга и финансового контроля.

Информация должна быть систематизированной, целенаправленной и регулярной, а также точной (в заданных пределах), полной, необходимой (релевантной), но не избыточной, текущей, значимой, удобной для обработки, экономичной с точки зрения затрат, необходимых для ее сбора и обработки.

Следует, однако, понимать, что сами по себе финансовые документы, исходная информация и информационная система не дают ясного представления о финансовом положении фирмы. Поэтому целесообразно выделение ряда основополагающих показателей с регулярным анализом их динамики, что позволит выявить негативные или отметить позитивные тенденции и оценить состояние фирмы.